¡El método perfecto para organizar tu trabajo!

¿Alguna vez has soñado con mantener tu productividad al máximo día con día? Universidad de Bienes Raíces ha tomado un espacio para dejarte algunos métodos sobre cómo lograr que generes una máxima productividad durante el día, te ayudará a tener una forma concreta de organizarte.

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¿Alguna vez has soñado con mantener tu productividad al máximo día con día?

Universidad de Bienes Raíces ha tomado un espacio para dejarte algunos métodos sobre cómo lograr que generes una máxima productividad durante el día, te ayudará a tener una forma concreta de organizarte.

Es fundamental considerar que la organización tiene que ver con tu personalidad, por lo tanto cada persona manejará su sistema a su ritmo.

Ejemplo:

#1 Si eres una persona que le encanta tenerlo todo bajo control, es probable que termines haciendo listas de comprobación (checklists) para prácticamente todo lo que haces de forma rutinaria: viajes, cuidado del hogar, cuidado de la familia, mantenimiento de un vehículo… En este caso, seguro que “necesitarás” un sistema sí o sí para que no se te escape nada de las manos.  

#2 Si eres una persona descuidada y que te entiendes muy bien con la espontaneidad, entonces seguramente tenderás a evitar cualquier sistema que te implique “control”. En este caso te resultará más fácil planificar sobre la marcha y sólo anotar aquellos eventos y/o tareas que son muy importantes para ti. 

Los dos ejemplos son sistemas de planificación y organización, cada uno con su nivel de precisión. Todos empleamos sistemas para organizar nuestro día a día, y todos son perfectamente válidos si realmente cumplen su cometido.

¿Qué condiciones básicas tiene que tener un sistema de organización para que funcione dentro de un equipo de trabajo?

  1. Centralizar y actualizar tareas compartidas: todas las tareas que impactan o repercuten en más de 1 miembro de un equipo de trabajo deberían estar anotadas en un documento compartido almacenado en la nube (OneDrive, Google Drive). Además, una persona tiene que ser la encargada (normalmente el responsable del equipo) de actualizar el avance de las tareas para evitar la duplicidad de las mismas y garantizar la viabilidad del documento.
  2. Almacenar todos los archivos en un espacio compartido en la nube/red interna: en cualquier empresa debe existir un lugar actualizado donde esté todo el material empleado, información, bibliografía, presentaciones, informes, etc., para no perder ni un instante en la búsqueda de archivos. Es preferible implantar una regla (hábito) en toda la empresa para que todas las personas hagan una copia de seguridad de todos sus archivos al menos una vez a la semana.
  3. Conocer los eventos de los colaboradores para organizarse en equipo: ya sea en tu propio gestor de correo (Outlook, Gmail) o en cualquier otra aplicación que incorpore un calendario. Saber los eventos de tu equipo te permite tener una mayor claridad para conocer su disponibilidad en caso de solicitar ayuda y saber cuánto tiempo deberás emplear en encuentros con otros miembros. Con esta información en mano, puedes planificar tu semana mucho mejor.

Estas 3 condiciones tan sencillas (pero no siempre aplicadas) son las más indicadas para conseguir que un equipo coordine adecuadamente debido a la disparidad de los sistemas individuales que tienen sus colaboradores.

“La Fiabilidad de un sistema es el mejor sello de calidad”

¡Ahora es momento de tomar iniciativa, nunca es tarde para comenzar con tu plan de organización personal y laboral!


 




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